Che sistema utilizzate per archiviare e codificare i file?
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Come nominate i file, dove li salvate, che struttura date alle cartelle ed ai nomi dei file al fine di lavorare agilmente e sempre agilmente creare dei backup?Di questo aspetto si parla poco.
In effetti occorre un certo ordine in ufficio per:
- ritrovare rapidamente la pratica.
- ritrovare i documenti, i pagamenti i solleciti o i non pagamenti.
- a volte anche ricordarsi del lavoro svolto perchè alcuni lavori durano qualche anno.
poi c'è il problema di qualche contestazione di parcella. Allora sarebbe utile avere un elenco dettagliato dei sopralluoghi o delle attività svolte relative a quella pratica. Magari avere anche un elenco delle spese e sapere al volo a che punto sono i pagamenti. Magari si voglio segnare alcune scadenze importanti (per esempio il pagamento degli oneri), ecc.
Anni fà avevo pensato a questi problemi e mi sono fatto questo programmino ad hoc per l'archiviazione delle pratiche e per segnare quelle cose dette.
In pratica io tengo tutto il materiale della pratica in una cartella di lavoro a cui viene dato un Numero lavoro con l'etichetta Anno-Numero (esempio 02-003).
Nel programma, in alto, si vede l'elenco dei lavori (distinti in correnti e/o archiviati).
Scegliendo un lavoro, sotto, si evidenziano tutte le attività di quel lavoro, i pagamenti, le spese, alcune note particolari di quel lavoro e quant'altro si ritiene di dover segnare.
Quando il lavoro è finito, lo archivio in una cartella (ad esempio la n. 19). (una cartella contine più lavori).
Quando lo voglio ritrovare so che è nella cartella 19. (CR significa cartella, AR significa archiviata?)
Con i dati a disposizione si può interrogare il programma e chedere quante pratiche si è fatto con una certa impresa, se abbiamo incrociato in passato un certo collaudatore, quanti soldi preventivati non abbiamo incassato, ecc.
Trasmetto la maschera perchè può essere di aiuto a qualcuno che vuole fare qualcosa del genere.
Utilizzo questo programma da anni e funziona.
Per quelli come Gilean dovrebbe essere uno scherzo fare un programma del genere.
Ciao
